פגישת עבודה אחד על אחד ככלי ניהולי אפקטיבי

פגישת עבודה  יותר מאי פעם, אומץ מנהיגותי הוא גורם קריטי להצלחת הארגון. נוסף לכך, במציאות של שינויים טכנולוגיים מהירים, אי-ודאות כלכלית, תרבות עבודה מתפתחת ושחיקת האמון במוסדות, הצורך במנהיגות אמיצה התעצם.

פגישה. חצי פגישה. 

כמה פעמים קרה לכם שיצאתם מפגישת עבודה ורטנתם בינכם לבין עצמכם… ״בזבוז זמן!"? אז גם אם זה לא לא קרה לכם, שתכירו: מחקר שנערך לאחרונה בהרווארד מצא כי עובדים חושבים ש-83% מהפגישות ביומן שלהם הן לא יעילות. בכלל, קיימת הסכמה רחבה סביב ה״סלידה״ מפגישות עבודה, והיא קשורה להרגשה של חוסר יעילות ובזבוז זמן. 

מסיבה זאת ארגונים רבים, במיוחד אחרי משבר ה-Covid העולמי והמעבר למודל עבודה מרחוק/ההיברידי, הגדירו מחדש את שיטות ונהלי העבודה הנוגעים גם לצמצום וייעול הפגישות. 

צריך להגיד שההתייחסות הנ״ל לפגישת עבודה מכוונת בעיקרה לפגישות ציוותיות, רבות משתתפים, ולא לפגישת ה-אחד על אחד (1:1). נהפוך הוא, יש שיאמרו שכשהיא אפקטיבית, פגישת ה-1:1 היא אפילו game-changer, וכלי ניהולי שמקפל בתוכו מגוון יתרונות לעובד, למנהל ולארגון כאחד. 

פגישת עבודה 1:1 - יתרונות

פגישת 1:1 אפקטיבית היא כלי ניהולי המקפל בתוכו מגוון יתרונות לעובד, למנהל ולארגון כאחד, בהם: 

✔ העמקת ההיכרות של חברי הצוות על בסיס אישי ומקצועי. 

✔ בניית אמון ומרחב בטוח ונוח לתקשורת פתוחה.

✔ יצירת חווית עבודה ייחודית לכל חבר בצוות.

✔ חשיפת אתגרים וניצני קונפליקטים באופן פרואקטיבי. 

✔ משוב שוטף, למידה והנעה לשיפור ביצועים.

✔ מחוברות והזדהות של עובדים עם המנהלים ועם הארגון.

איך נמקסם את הערך שלה? 

1. מבנה סדור ועיקבי

לא "על הדרך" ולא פגישה שנועדה לסמן V.  מבנה סדור ועיקבי של פגישות 1:1 שמאפשר לעובד להביע את עצמו ולמנהל להקשיב לו ללא הסחות.

2. פתיחות, כנות והקשבה

שני הצדדים - המנהל והמדווח לו - צריכים להיערך לפגישה ולהגיע אליה עם מיינדסט פתוח, כוונה אמיתית לשיפור וכנות.

3. מרחב בטוח

המנהל צריך לדאוג ליצירת מרחב נוח ולא שיפוטי להעלאת מחשבות, רעיונות, שאלות, קשיים ודאגות.

4. הכנה

הגעה לפגישה אחרי עבודת הכנה עם עדכונים, נתונים, שאלות (לא רק תשובות!), ונושאים לדיון.

1:1 אפקטיבית - הגישה של ביל קמפבל

ביל קמפבל, מאמנם האגדי של מנהיגי עמק הסיליקון, בהם סטיב ג'ובס, לארי פייג' ואריק שמידט, האמין בכוחה הגדול של פגישות ה-1:1 וראה בהן את הדרך הטובה ביותר לעזור לאנשים להיות אפקטיביים יותר ולצמוח. 

גישתו המובנית של קמפבל לפגישת 1:1 אפקטיבית, מתמקדת בסנכרון של סדרי עדיפויות וטיפוח תקשורת פתוחה וכוללת התייחסות להכנה לקראתה, למבנה ולמסגרת הפגישה, ובתוך כך גם לתוכן. 

1.הכנה לפגישת 1:1 - 5 מילים על הלוח

שני הצדדים לפגישה יכינו מראש רשימה של חמישה נושאים שהם רוצים לדון בהם. בתחילת הפגישה שני הצדדים יחשפו בו זמנית את רשימתם על גבי לוח לבן. הנושאים החופפים הם שיידונו ראשונים, שכן הם מייצגים את מה שמצוי בראש סדר העדיפויות.

2. מבנה הפגישה 

הפגישה תתחלק לשני חלקים: החלק הראשון הוא החלק הלא-פורמלי - שיחה בעלת אופי אישי בעניינים שלא קשורים לעולם העבודה, או סמול טוק. החלק השני של הפגישה מיועד לענייני עבודה.

3.מסגרת הפגישה

מסגרת הפגישה תכסה ארבעה תחומים עיקריים:

3.1. ביצועים בתחום דרישות התפקיד כגון: נקודות ציון בפיתוח מוצר, מספרים בתקציב, נתוני מכירות.

3.2. יחסים עם צוותים עמיתים כגון: שיווק ומוצר, הנדסה ומכירות.

3.3. ניהול ומנהיגות: כל מה שנוגע לפיתוח האנשים בצוות, לגיוס עובדים ולהנעה.

3.4. חדשנות: האם אנחנו יוצרים מקום לחדשנות בצוותים שלנו? איך אנו מאזנים את המתח היסודי שבין חדשנות לביצוע. (כגון: האם את/ה עושה כדי להשתפר ללא הרף, האם מודד/ת את הביצועים לעומת הטובים ביותר בענף?)

לסיכום: פגישות אחד על אחד מהוות הזדמנות למנהלים ולעובדים לטפח מערכת יחסים טובה ולקדם את מטרות הארגון.